Privacystatement Bergens Symfonie Orkest (BSO) mei 2018

Het Bergens Symfonie Orkest (BSO) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegeven door het BSO.

BSO

Statutaire naam: De vereniging Bergens Symfonieorkest, amateur-orkest voor Bergen (Noord-Holland)
Vestigingsplaats: Bergen (NH)
Contactpersoon: Secretaris BSO
E-mailadres: secretaris@bergenssymfonieorkest.nl

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt het BSO persoonsgegevens?

Het BSO verwerkt persoonsgegevens van mensen en instanties met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Dirigent en leden van het BSO
• Invallers bij het BSO
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij het BSO
• Mensen waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (zoals vrijwilligers, solisten, oud-, aspirant- en ereleden, donateurs, sponsors, Vrienden van het BSO)

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het bestuur van BSO is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door de gegevensbeheerder van BSO in Laposta (https://laposta.nl) verwerkt. Het bestuur van het BSO heeft een verwerkingsovereenkomst gesloten met Laposta (https://laposta.nl/doc/718) voor de activiteiten die Laposta in het kader van gegevensverwerking voor BSO verricht.

Waarvoor verwerkt het BSO persoonsgegevens?

Als u lid wilt worden van het BSO of bij ons invalt of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als lid, u voorzien van een ledenlijst, de huiswerkmails of nieuwsbrieven en bijvoorbeeld muziekpartijen versturen.

Als u eenmaal lid of relatie van het BSO bent, dan willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Maar ook als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vragen over de contributie of repetities.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Bijvoorbeeld om u via de Nieuwsbrief te informeren over concerten of speciale evenementen. Wilt u niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kunt u dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.  Dit geldt niet voor de huiswerkmail voor leden en invallers, welke nodig is om de repetities zo goed mogelijk te laten verlopen.

Foto’s en video’s mogen alleen gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Hierbij gaat het om alle social mediakanalen die het BSO gebruikt: de website, de Facebookpagina en het YouTubekanaal van het BSO. Bij inschrijving als lid vragen we u toestemming voor het gebruik van BSO foto- en/of videomateriaal waarop u mogelijk te zien bent. Plaatsing van foto’s van individuele leden gebeurt altijd na voorafgaande toestemming van betreffend lid. Indien leden een redelijk bezwaar hebben tegen publicatie van hun portret voor publicitaire doeleinden, kunnen zij bezwaar maken bij het bestuur via secretaris@bergenssymfonieorkest.nl.

Daarnaast is het voor het bestuur mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie of jubileum. Oud-leden kunnen op het moment van uitschrijving als lid toestemming geven aan het bestuur om de door hen als lid aangeleverde persoonsgegevens te bewaren via secretaris@bergenssymfonieorkest.nl..

Van de leden en invallers worden de volgende gegevens bewaard: (voor)naam, adres, mailadres, (mobiele) telefoonnummer(s). Daarnaast wordt bijgehouden welk instrument het lid bespeelt.

Van alle overige relaties worden de volgende gegevens bewaard: (voor)naam en mailadres.

Verwerkt het BSO ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Het BSO verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Hoe gaat het BSO met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
U kunt uiteraard zelf bij uw persoonsgegevens. Actieve leden kunnen alle gegevens met betrekking tot hun lidmaatschap met het BSO inzien door in te loggen op de ledenpagina van het BSO bij Laposta. Deze staat vermeld in de huiswerkmail die alle leden ontvangen.

Daarnaast kunnen actieve leden elkaars (mail)adres en telefoonnummer zien (tenzij u aangegeven heeft dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn voor het maken van onderlinge afspraken. Een verzoek om het aanpassen van gegevens kan worden ingediend bij het bestuur van het BSO via secretaris@bergenssymfonieorkest.nl

Persoonsgegevens van overige relaties, oud-leden en invallers zijn alleen inzichtelijk voor het bestuur en de gegevensbeheerder.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen het BSO
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.

Ook kunnen gegevens uitgewisseld worden binnen het BSO als daar expliciet door het bestuur van BSO toestemming voor is gegeven. Bijv. een verhuisbericht van een oud-lid wat gedeeld mag worden met actieve leden.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Als vereniging zijn we wettelijk verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden van oud-leden de volgende gegevens 7 jaar bewaard: (voor)naam en mailadres.

Indien gewenst kunnen oud-leden via secretaris@bergenssymfonieorkest.nl  aangeven of zij willen dat ook de overige, tijdens het lidmaatschap opgeslagen gegevens worden bewaard. Dit zijn adres en (mobiele) telefoonnummer(s).

Oud-leden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig en juist doorgeven van wijzigingen in de door hen verstrekte persoonsgegevens via  secretaris@bergenssymfonieorkest.nl.

Relaties die onze Nieuwsbrief ontvangen, kunnen zich te allen tijden afmelden via de link ‘uitschrijven’ onderaan de Nieuwsbrief.

Persoonsgegevens van invallers en van belangstellenden voor lidmaatschap van het BSO worden maximaal 1 jaar bewaard. Zij ontvangen jaarlijks een herinneringsmail voor verlenging van de bewaartermijn van hun gegevens. Indien men niet reageert binnen 2 maanden na het versturen van de herinneringsmail, zullen betreffende persoonsgegevens worden verwijderd.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is het BSO gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens het BSO van mij verwerkt?
Door in te loggen op de ledenpagina van het BSO bij Laposta kunt u uw gegevens met betrekking tot uw lidmaatschapsregistratie of relatie met het BSO, terug vinden. U heeft onder meer het recht uw gegevens te laten rectificeren en te verwijderen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het BSO kunt u terecht bij de secretaris van het bestuur van het BSO via secretaris@bergenssymfonieorkest.nl. Een betrokkene heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Procedure datalekken

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging van gegevens. Indien er sprake is van een datalek dat risico’s inhoudt voor de rechten van betrokkenen, zal het bestuur van BSO dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het datalek een groot risico inhoudt voor betrokkene(n) zal dit eveneens aan betrokkene(n) worden gemeld.

Wijzigingen privacybeleid

Het BSO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacybeleid raadplegen op de Ledenpagina van Laposta en op de website van het BSO www.bergenssymfonieorkest.nl

Vaststelling privacybeleid

Dit privacystatement is goedgekeurd door de Algemene Leden Vergadering van het BSO op 26-05-2018.